แบบฝึกหัดบทที่3 เรื่องระบบย่อยของระบบสารสนเทศ

 

 1.จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้

ก. อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)

หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก โดยที่ TPS ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ

ข. หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง

ตอบ มีหน้าที่หลักอยู่ 3 ประการ

1. การทำบัญชี

ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ

2. การออกเอกสาร

ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ

3. การทำรายงานควบคุม

ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์การ 

ค. อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัดการ (MRS) อย่างไร

ตอบ วงจรการทำงานของ TPS คือ

1. การป้อนข้อมูล เป็นส่วนแรกหรือจุดเริ่มต้มของวงจรการปฏิบัติงาน

2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล หลังจากทำการป้อนข้อมูล ขั้นตอนต่อไปคือการประมวลผล

3. การปรับปรุงฐานข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจะถูกนำไปปรับปรุงและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ

4. การผลิตรายงานและอกสาร เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดการทำงานในแต่ละวันขององค์การ

5. การให้บริการสอบถาม

TPS และ MRS ต่างก็มีการออกรายงานและเอกสารซึ่งดูเหมือนว่าระบบสารสนเทศทั้งสองระบบจะทำหน้าที่ซับซ้อนกัน แต่เมื่อพิจารณาอย่างระเอียดจะพบว่าเอกสารและรายงานที่ออกโดย TPS และ MRS จะมีข้อแตกต่างกันคือ MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สำหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร ขณะที่ TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ

2.จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้

ก. อธิบายความหมายของระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัดการ (MRS)

หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหาร

ข. รายงานที่ออกโดยระบบ (MRS) มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

รายงานที่ออกโดยระบบ MRS มี 4 ประเภท ต่อไปนี้

1. รายงานที่ออกตามตาราง เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน โดยรายงานที่ออกตามตารางจะสรุปผลการดำเนินงานแต่ละช่วงที่ผ่านมา มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าที่ต้องการ

2. รายงานที่ออกโดยกรณีพิเศษ เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบและทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ

3. รายงานที่ออกตามความต้องการ เป็นรายการที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม

4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ เป็นรายงานที่ให้ข้อสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่าการวิจัยขั้นดำเนินงานมาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจ

ค. สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ มีอะไรบ้าง

1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินในทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง

2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนดและนำเสนอให้ผู้จัดการทำการตรวจสอบ

3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้

4.สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต

5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปแบบของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน

ง. คุณสมบัติที่ดีของระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ มีอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

1. ตรงประเด็น รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่

2. ความถูกต้อง รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร

3. ถูกเวลา รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลา เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น

4. สามารถพิสูจน์ได้ รายงานที่ออกควรบรรจุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด

3. อธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

หมายถึง ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

4. จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้

ก. อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)

หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานของสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่างๆ

 

ข. อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

        ระบบจัดการเอกสาร มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในองค์การ จะประกอบด้วยเครื่องมือที่สำคัญดังต่อไปนี้

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การประมวลคำ

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การผลิตเอกสารหลายชุด

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การออกแบบเอกสาร

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การประมวลรูปภาพ

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การเก็บรักษา

ค. อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

        ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารภายในสำนักงาน ประกอบด้วยรูปแบบการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->โทรสาร หรือ เครื่องFAX

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Mail

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->ไปรษณีย์เสียง เป็นการส่งผ่านข่าวสารที่เป็นเสียงจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

ง. อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

        ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบที่เชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->โทรทัศน์ภายใน

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล

จ.อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

         ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่มกันอย่างเต็มที่ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->ระบบจัดระเบียบงาน

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->การนำเสนอประกอบภาพ

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->กระดานข่าวสารในสำนักงาน